GAME ON – Library Edition 2023: Public Event für die ZHAW
In diesem Projekt stellte sich das Team die Aufgabe, die ZHAW Hochschulbibliothek lebendiger zu gestalten. So entstand die Idee „Game On: Library Edition“ – ein einzigartiges Event in der ZHAW Hochschulbibliothek, das darauf abzielt, soziale Interaktionen und Vernetzung unter Student:innen zu fördern. In Reaktion auf die Digitalisierung von Lehrveranstaltungen hat das Projektteam die Bibliothek in einen einladenden Ort des Vergnügens verwandelt. Anstatt nur in Prüfungsphasen besucht zu werden, soll die Bibliothek nun eine entspannte Atmosphäre für Freizeitaktivitäten bieten. Der Event verspricht eine unterhaltsame Nacht mit lustigen Spielen aller Art, indem sich Student:innen in einer entspannten Umgebung vernetzen.
Dies umfasst kurz das Projekt “Game On“. Auf dieser Seite werden die besten Ausschnitte aus dem Projekt gezeigt und kurz erläutert. Erläuterungen sind durch grau hinterlegte Kästen hervorgehoben und zeigen auf, weshalb welche Umsetzungen gelungen sind.
Das Management Summary
Das Management Summary (MS) ist zentraler Bestandteil der schriftlichen Projektarbeit, da es von dem/der Auftraggeber:in des Eventprojekts und weiteren relevanten Stakeholdern i.d.R. als Erstes und aufgrund geringer zeitlicher Kapazitäten oftmals als einziger Textteil gelesen wird. Eine sorgfältige Formulierung und Strukturierung dieses Textteils ist daher zentral. Das MS umfasst
a) Schlaglichter der Konzeptskizze,
b) der entwickelten Eventdesign-Produkte,
c) des dokumentierten Eventdesign-Prozesses sowie
d) eine abschliessende Reflexion.
Das Management Summary kann auch in Form eines Designposters gestaltet sein. Es kann vor dem ersten Kapitel z.B. als Bilddatei eingefügt werden. Das Projektteam «Die Hutmacher» haben das Management Summary wie folgt umgesetzt:
Einschätzungen von Studierenden zum Management Summary: Ein gutes Management Summary sollte eine kurze, prägnante Darstellung des Events bieten, welche die wichtigsten Aspekte und Ziele zusammenfasst. Es sollte die Ausgangslage skizzieren (Konzeptskizze), die eigentliche Eventdesign-Aufgabe (hier: Eventziel) formulieren sowie die hervorgebrachten Eventdesign-Produkte (Lösungen) benennen. Relevant ist zudem die Rekonstruktion des Eventdesign-Prozesses, die Aufschluss geben über die eingesetzten Designpraktiken und Methoden sowie zugrundeliegende Daten (wie etwa Interview- oder Umfragedaten, Websitetexte, etc.). Hightlights aus den Reflexionen im Team runden das Management Summary ab. Das vorliegende Beispiel demonstriert ein visuell attraktiv gestaltetes Management Summary in Form eines Designposters. Thematisch hebt es sich durch die kreative Umgestaltung der Hochschulbibliothek in einen sozialen Treffpunkt hervor, der über das übliche Verständnis eines Lernortes hinausgeht. Die Integration von Spielen und sozialen Aktivitäten hebt das Event als einzigartiges Erlebnis hervor und führt den Lesenden die wichtigsten Anhaltspunkte auf.
Die Konzeptskizze
Die Konzeptskizze beinhaltet eine Vorstellung der auftraggebenden Organisation bzw. des Umfelds, in der bzw. in dem das Projekt angesiedelt bzw. eingebettet ist sowie Beschreibung der relevanten Öffentlichkeiten und Kommunikationsarenen, Kontexte (z.B. Wirtschaft/Entrepreneurship, Gesundheit, Nachhaltigkeit, Kultur/Gesellschaft, Politik, Bildung/Wissenschaft, Soziales o.ä.), Branche, Angebot/Dienstleistungen, Organisationsform und Sitz).
Die Konzeptskizze zeichnet sich dadurch aus, dass sie die Ausgangssituation und das Bedürfnis des Auftraggebers klar beschreibt. Eventziel und Eventdesign-Aufgabe werden klar definiert, eine Verbindung zur Bibliothek hergestellt, Rahmenbedingungen und Budget berücksichtigt. Das Projektteam hat in der Konzeptskizze die konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten genannt, den Teamentscheid sowie die Motivation deutlich zum Ausdruck gebracht. Insgesamt enthält der Text die wesentlichen Elemente einer erfolgreichen Konzeptskizze im Eventdesign.
Teamrollen, Rollenperspektiven, Rollenverteilung
Die Rollenverteilung im Team orientiert sich an Rolle:n als externe oder interne Eventdesigner:innen bzw. -manager:innen sowie an der je Teammitglied eingenommenen Rollenperspektive, aus der heraus die Mitglieder das Eventprojekt im Team bearbeiten werden (z.B. Projektleiter:in, Analyst:in, Stratege/Strategien, Creative Art Director, Kommunikationsspezialist:in, Dramaturg:in, Marketingverantwortliche, TexterIn, Social Media Manager:in, Fachspezialist:in, Digital Communications Specialist, Visual Designer, Expertin Visuelle Kommunikation o.ä.)
Einschätzungen von Studierenden zur Rollenverteilung: Im Prozess des Event-Designs empfiehlt es sich, die Rollen der Teammitglieder nach ihren Stärken zu verteilen. Gibt es in der Gruppe eine fleissige Schreiberin? Wer kennt sich mit grafischen Tools aus? Das sind nur einige Fragen, die im Team beantwortet werden können. Eine gut durchdachte Rollenverteilung vereinfacht den fortlaufenden Prozess des Projekts, die Eventdesign-Aufgabe mehrperspektivisch, d.h. aus unterschiedlichen Rollen heraus zu bearbeiten.
Theoretischer Rahmen
Was für ein theoretischer Rahmen macht für die Projektarbeit Sinn? Folgende Anforderungen werden im Leitfaden des Leistungsnachweises beschrieben:
- Einbettung von Design Thinking und Designpraxis im Eventmanagement in den grösseren Zusammenhang von Eventkommunikation und strategischer Kommunikation sowie im Vergleich zu herkömmlichen Methoden der Konzeption, Analyse und strategischen Planung
- Darlegung der Bedeutung des Eventdesigns und -managements für die auftraggebende Organisation in ihrer aktuellen Situation im Allgemeinen sowie der Relevanz von externen bzw. internen Events von bzw. für Organisationen in verschiedenen Öffentlichkeiten und Kontexten im Speziellen
- Theoretische Verortung ausgewählter Kernbegriffe und Schlüsselkonzepte von Design sowie Erläuterungen und Begründungen zu den vom jeweiligen Eventteam genutzten Prinzipien und Haltungen bei der Bearbeitung des Eventprojekts
Einschätzungen von Studierenden zur Rollenverteilung: …..
Eventdesign-Aufgaben wahrnehmen (Analyse)
Bei der Analyse geht es um die mehrperspektivische Darlegung der wahrgenommenen Aufgaben in Bezug auf die zu meisternde Herausforderung oder das zu lösende Problem/Problemstellung.
Analysepraktiken zur Wahrnehmung von Eventdesign-Aufgaben:
• Rekonstruktion des Event-Auftrags und der zugrundeliegenden Problem- bzw. Fragestellung; ggf. Re-Definition des Problems
• Situationsanalyse sowie Interpretation der Ergebnisse (Synthese) mit Blick auf das Eventdesign bzw. die zuentwickelnden Eventdesign-Produkte (z.B. situative Diskursanalysen, Organisationsanalyse, Umfeldanalysen, Trendanalysen, Konkurrenzanalysen, Stakeholderanalysen, SWOT-Analyse, Risikoanalyse o.ä.)
Interviews und Rollenwechsel
Einschätzungen von Studierenden zum Interview und Rollenwechsel: In der Eventorganisation ist es entscheidend zu erkennen, dass die Anwendbarkeit und Effektivität analytischer Methoden stark vom jeweiligen Event-Case abhängen. Jedes Event ist einzigartig, und somit können einige Analysewerkzeuge besser geeignet sein, um spezifische Herausforderungen und Chancen zu identifizieren, während andere weniger relevant sind. Die Wahl „stimmiger“ (nicht richtiger) analytischer Designmethoden sollte daher stets auf den spezifischen Kontext und die Eventdesign-Aufgabe des individuellen Event-Cases abgestimmt sein. Die Mitglieder des Projektteams haben sich in diesem Fall gegen ein Interview mit der Audience (Zielpublikum) entschieden, weil sie die Bedürfnisse von Studierenden an der ZHAW als selber Studierende vergleichweise gut kennen.
Die 5x Warum-Methode
Einschätzungen von Studierenden zur 5x Warum-Methode: Die 5x Warum-Methode wurde hier systematisch umgesetzt, da sie systematisch die Ursachen hinter dem Problem der fehlenden Etablierung der Hochschulbibliothek als dritter Raum bei den Studierenden aufdeckt. Jeder Schritt geht tiefer in die Analyse und Identifikation der zugrunde liegenden Ursachen, was eine fundierte Grundlage für gezielte Lösungen schafft. Durch diese Methode wird ein umfassendes Verständnis des Problems erreicht. Die Methode ermöglicht es, spezifische Massnahmen zur Verbesserung der Einrichtung und Gestaltung der Bibliothek zu ergreifen.
Empathy Map
Einschätzungen von Studierenden zur Empathy Map: Eine Empathy Map ist hilfreich, um ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse, Perspektiven, Motivationen und Emotionen der Nutzer:innen zu entwickeln. Sie ermöglicht es, sich empathisch in die Zielgruppe hineinzuversetzen und Lösungen zu entwickeln, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Durch den Einsatz der Empathy Map konnte das Team fundierte Designentscheidungen treffen und die Perspektive der Besucher:innen besser berücksichtigen. Durch den Perspektivwechsel und das Hineinversetzen in die Situation oder Perspektive einer Person der relevanten Audience kann eine präzisere und vereinfachtere Darstellung von so genannten Personas gelingen.
Personas
Einschätzungen von Studierenden zur Persona-Methode: Dies ist eines der Personas, die für diesen Event designt wurde. Bei der Erstellung von Personas ist es wichtig, relevante demografische Informationen wie Alter, Geschlecht und Bildungsniveau zu berücksichtigen. Desweiteren sollten die beruflichen Hintergründe – in diesem Fall Student:in – Motivationen und Bedürfnisse der Persona analysiert werden. Es ist entscheidend, die Kommunikationspräferenzen, hier in Form von Beeinflusser und Trends sowie technologische Affinitäten der Persona zu erfassen, um eine effektive Ansprache sicherzustellen. Aus den Personas wurde in einem nächsten Schritt eine Vielzahl an Eventdesign-Produkten erstellt, die auf das Verhalten der Persona angepasst wurde. Als weitere Methode dienen auch Customer Journey Maps.
Eventdesign Praktiken entwerfen (Kreation)
Bei der Kreation geht es um das mehrperspektivische Entwerfen von Praktiken inklusive Erläuterungen und Begründungen, wie und warum genau diese Praktiken entworfen werden; dies immer mit Blick auf die definierte Eventdesign-Aufgabe (Design Challenge), den Hintergrund des zu bearbeitenden Eventprojekts, der auftraggebenden Organisation, in welcher das Projekt angesiedelt ist, die Ergebnisse der Situationsanalyse sowie die durch Anwendung und Vollzug der Praktiken im Team verfertigten Lösungen (d.h. konkrete Lösungsdesigns in Form von Prototypen oder Endprodukten).
Customer Journey Map
Einschätzungen von Studierenden zur Customer Journey Map: Eine Customer Journey Map sollte aus der Perspektive der Kund:innen erstellt werden und die Emotionen, Bedürfnisse und Herausforderungen während jeder Phase des Prozesses berücksichtigen. Es ist wichtig, alle Touchpoints zu identifizieren, an denen der Kunde mit dem Unternehmen in Kontakt kommt, und die Reise in klare Phasen aufzuteilen. Zudem sollten sowohl Schmerzpunkte (Painpoints) als auch positive Erfahrungen markiert werden, um die Kundenerfahrung zu verstehen und kontinuierlich zu verbessern. Das Projektteam ging auf die einzelnen Punkte vertieft ein und transformierten ihre Erkenntnisse in eine visuelle Darstellung.
Eventdesign-Lösungen verfertigen (Produktion)
Mehrperspektivisches Verfertigen von Lösungen in Form von konkreten Prototypen oder Endprodukten, die präzise auf die definierte Aufgabe für das Design und Management des Eventprojekts sowie die auftraggebende Organisation zugeschnitten sind und sich mit Blick auf die zu meisternde Herausforderung bzw. das zu lösende Problem/Problemstellung aus vorhergehenden Analysen ableiten; die durch Anwendung und Vollzug der entworfenen Praktiken im Eventteam hervorgebracht sowie mehrfach und wiederholt getestet und verfeinert werden.
Einschätzungen von Studierenden zur Produktion: Bei der Erstellung Eventdesign-Produkten für die Eventkommunikation ist es wichtig, dass die klaren Botschaften kohärent sind. Die Überlegungen in der Analysephase (Aufgaben wahrnehmen) werden in ansprechend in sprachlicher und visueller Hinsciht geformt. Vor der Entwicklung von Eventdesign-Produkten muss hinterfragt werden, was für den Event Sinn macht. Dabei ist es wichtig, die Zielaudiences im Blick zu behalten. Braucht es unbedingt einen Print-Flyer oder Plakat oder ist es ausreichend, lediglich digitale Kommunikationsprodukte zu gestalten? In diesem Showcase wurden Social Media Beiträge, ein Zeitplan und ein Flyer erstellt sowie weitere zielgruppengerechte Designlösungen.
Die Eventbotschaft
Einschätzungen von Studierenden zur Eventbotschaft: Die Botschaft ist das A und O in der Kommunikation. Sie muss thematisch in alle Produkte einfliessen und als Roter Faden dienen, um eine fortlaufende Kohärenz zu geben. Besonders bei einem themenbasierten Event ist es hilfreich, Botschaften basierend auf vorherigen Analysen zu gestalten und damit „anschlussfähig“ zu machen (z.B. an vorherrschende Diskurse). Gerade in diesem Textauschnitt «Basierend auf diesen Überlegungen haben wir die folgende Kernbotschaft formuliert:» zeigt sich die Verbindung von Design Thinking und Storytelling.
Social Media-Produkte
Einschätzungen von Studierenden zu Social Media: Basierend auf den erstellten Personas können relevante Audiences via Social Media angesprochen werden. Im Fall dieses Eventprojekts macht das grossen Sinn, da Studierende auf Social Media aktiv ist sind und Informationen beziehen. Durch gezielte Positionierungs- oder Marketingkommunikation auf Plattformen, wie hier Instagram, können Botschaften des Events visuell ansprechend präsentieren und das Zielpublikum unmittelbar angesprochen werden. Zudem fördert Social-Media-Werbung die virale Verbreitung von Informationen und ermöglicht eine Interaktion und Teilnahme, was das Engagement und die Bindung zur Veranstaltung stärkt. Es ist wichtig, zielgruppengerecht zu kommunizieren, um eine effektive Kommunikation zu ermöglichen. Durch die Anpassung der Botschaften, Bilder und Sprache an die Bedürfnisse und Interessen des Zielpublikums steigt die Wahrscheinlichkeit positiver Reaktionen, das Engagement und die Interaktion mit Studierenden. Zielgruppengerechte Kommunikation unterstreicht zudem die Relevanz des Events für die Studierenden, fördert Vertrauen und Identifikation und trägt zu einer höheren Teilnahmebereitschaft bei. Dies zeigt sich auch anhand des nächsten Beispiels.
Newsletter
Einschätzungen von Studierenden zum Newsletter: Auch hier sieht man wieder die zielgruppengerechte Kommunikation. Die Zusammenarbeit mit der ZHAW Studentenvereinigung Alias hat sich für die Gestaltung dieses Events bewährt. Dank der Zusammenarbeit war es möglich, eine erhöhte Reichweite für den bevorstehenden Event zu erreichen. Die Kooperation stärkt auch die Beziehung zu einer wertvollen Partnerin für zukünftige Events. Der Text punktet, indem er die einfache Sprache favorisiert, direkt, spannend und ansprechend geschrieben wurde. Er enthält die wichtigsten Informationen zum Event und endet mit einem Call-to-Action.
Anmeldeformular
Einschätzungen von Studierenden zum Anmeldeformular: Ein Anmeldeformular ist wichtig, um eine strukturierte Erfassung von Teilnehmer:innen zu ermöglichen und somit die Planung und Organisation des Events effizienter zu gestalten. Hier in diesem Fall wurde das Anmeldeformular zielgruppengerecht designt. Dies zeigt sich insbrsondere durch das Dutzen sowie den Gebrauch der einfachen Sprache. Das Formular informiert die Besucher:innen nochmals mit den wichtigsten Informationen und lässt sich in kurzer Zeit schnell ausfüllen. Zudem hilft es bei der Ressourcenoptimierung und Budgetplanung, indem es dem Projektteam ermöglicht, die benötigten Ressourcen basierend auf der Anzahl Teilnehmer:innen und ihren Präferenzen besser zu kalkulieren. Dies wiederum bildet ein zentrale Grundlage für Planung und Gestaltung des Caterings.
Impressum
Birgitta Borghoff, MA/MAS ZFH
Projektseminar-/Modulleitung Seminar Eventdesign & Eventmanagement
ZHAW Angewandte Linguistik
Kontakt:
borg@zhaw.ch
