Eröffnungfeier für das erste Schweizer Kinderhospiz allani
In diesem Projekt stellte sich das Team die Aufgabe, ein Kinderhospiz – ein Ort der Trauer – an einen Ort des Friedens zu kreieren: Mit der Eröffnungsfeier des «allani Kinderhospiz» sollen die Besucher:innen sich mit dem Thema Leben und Tod auseinandersetzen. Das Projekt zeigt, dass auch ein ernstes Event spielerisch designt werden kann, indem man die vorhandenen Räumlichkeiten thematisch an die Feier anpasst.
Auf dieser Seite werden die besten Ausschnitte des Projekts gezeigt und erläutert. Die Erläuterungen stehen jeweils in den grauen Kästchen und sollen aufzeigen weshalb die Umsetzungen gelungen sind.
Das Management Summary
Das Management Summary (MS) ist zentraler Bestandteil der schriftlichen Projektarbeit, da es von dem/der Auftraggeber:in des Eventprojekts und weiteren relevanten Stakeholdern i.d.R. als Erstes und aufgrund geringer zeitlicher Kapazitäten oftmals als einziger Textteil gelesen wird. Eine sorgfältige Formulierung und Strukturierung dieses Textteils ist daher zentral. Das MS umfasst
a) Schlaglichter der Konzeptskizze,
b) der entwickelten Eventdesign-Produkte,
c) des dokumentierten Eventdesign-Prozesses sowie
d) eine abschliessende Reflexion.
Das Management Summary kann auch in Form eines Designposters gestaltet sein. Es kann vor dem ersten Kapitel z.B. als Bilddatei eingefügt werden. Das Projektteam «Die Hutmacher» haben das Management Summary wie folgt umgesetzt:
Einschätzungen von Studierenden zum Management Summary: Das Management Summary des geplanten Events ist klar strukturiert und liefert kompakte Informationen über den Zweck des Anlasses, die Zielgruppen, die Aktivitäten und das Budget. Nebst der sauberen visuellen Darstellung gelingt es dem Projektteam, eine systematische Herangehensweise an die Eventplanung durch die Einbindung von Analysemethoden wie Brainstorming und Mindmap darzubieten. Zudem betont es die Kernbotschaft des Events und berücksichtigt die Werte des allani Kinderhospiz. Geschickt gelöst ist die Darstellung in Form eines Puzzles. Es zeigt, wie die vielen einzelnen Bausteine schlussendlich die Eröffnungsfeier ausmachen.
Die Konzeptskizze
Die Konzeptskizze beinhaltet eine Vorstellung der auftraggebenden Organisation bzw. des Umfelds, in der bzw. in dem das Projekt angesiedelt bzw. eingebettet ist sowie Beschreibung der relevanten Öffentlichkeiten und Kommunikationsarenen, Kontexte (z.B. Wirtschaft/Entrepreneurship, Gesundheit, Nachhaltigkeit, Kultur/Gesellschaft, Politik, Bildung/Wissenschaft, Soziales o.ä.), Branche, Angebot/Dienstleistungen, Organisationsform und Sitz).
Einschätzungen von Studierenden zur Konzeptskizze: Die Konzeptskizze für die Eröffnungsfeier des allani Kinderhospiz überzeugt durch klar formulierte und gut strukturierte Informationen. Sie betont die bereits im Management Summary vorgestellten Elemente und zeigt eine systematische Herangehensweise an die Eventplanung. Zudem hebt sie die Kernbotschaft und die Kernwerte des allani Kinderhospiz hervor, das macht die Veranstaltung authentisch und zielgerichtet.
Die Rollenverteilung
Die Rollenverteilung beinhaltet die Vorstellung Ihrer Rolle:n als externe oder interne Eventdesigner:innen bzw. -manager:innen sowie die je Teammitglied eingenommene Rollenperspektive, aus der heraus Sie das Eventprojekt im Team bearbeiten werden (z.B. Projektleiter:in, Analyst:in, Stratege/Strategien, Creative Art Director, Kommunikationsspezialist:in, Dramaturg:in, Marketingverantwortliche, TexterIn, Social Media Manager:in, Fachspezialist:in, Digital Communications Specialist, Visual Designer, Expertin Visuelle Kommunikation o.ä.)
Einschätzungen von Studierenden zur Rollenverteilung: Die Rollenverteilung in der Projektgruppe erfolgte unter Berücksichtigung der individuellen Stärken der Teammitglieder.
Theoretischer Rahmen
Was für ein theoretischer Rahmen macht für die Projektarbeit Sinn? Folgende Anforderungen werden im Leitfaden des Leistungsnachweises beschrieben:
- Einbettung von Design Thinking und Designpraxis im Eventmanagement in den grösseren Zusammenhang von Eventkommunikation und strategischer Kommunikation sowie im Vergleich zu herkömmlichen Methoden der Konzeption, Analyse und strategischen Planung
- Darlegung der Bedeutung des Eventdesigns und -managements für die auftraggebende Organisation in ihrer aktuellen Situation im Allgemeinen sowie der Relevanz von externen bzw. internen Events von bzw. für Organisationen in verschiedenen Öffentlichkeiten und Kontexten im Speziellen
- Theoretische Verortung ausgewählter Kernbegriffe und Schlüsselkonzepte von Design sowie Erläuterungen und Begründungen zu den vom jeweiligen Eventteam genutzten Prinzipien und Haltungen bei der Bearbeitung des Eventprojekts
Einschätzungen von Studierenden zum theoretischen Rahmen: Die visuelle Darstellung des Design-Thinking-Prozesses gibt eine gute Übersicht, was in welchem Schritt gemacht wird. Die Projektgruppe hat den Prozess klar strukturiert und leicht verständlich dargestellt. Das Projektteam hat eine breite Methodenvielfalt eingesetzt und sich auf die Zusammenarbeit im Team konzentriert, um eine fundierte und kooperative Herangehensweise sicherzustellen. Zudem haben sie die Bedürfnisse der Stakeholder berücksichtigt und eine Vielzahl von Prototypen entwickelt.
Eventdesign-Aufgaben wahrnehmen (Analyse)
Bei der Analyse geht es um die mehrperspektivische Darlegung der wahrgenommenen Aufgaben in Bezug auf die zu meisternde Herausforderung oder das zu lösende Problem/Problemstellung.
Analysepraktiken zur Wahrnehmung von Eventdesign-Aufgaben:
• Rekonstruktion des Event-Auftrags und der zugrundeliegenden Problem- bzw. Fragestellung; ggf. Re-Definition des Problems
• Situationsanalyse sowie Interpretation der Ergebnisse (Synthese) mit Blick auf das Eventdesign bzw. die zuentwickelnden Eventdesign-Produkte (z.B. situative Diskursanalysen, Organisationsanalyse, Umfeldanalysen, Trendanalysen, Konkurrenzanalysen, Stakeholderanalysen, SWOT-Analyse, Risikoanalyse o.ä.)
Die Diskursanalyse
Einschätzungen von Studierenden zur Diskursanalyse: Anhand einer situativen Diskursanalyse stellte die Projektgruppe fest, dass auf diversen Webseiten von Beratungsstellen Tod und Trauer eher negativ konnotiert sind und das Kindersterben von den Spitälern oder Spitex auf der Webseite nicht behandelt wird. Bei einer solchen Analyse ist es wichtig, den Fokus vorgängig festzulegen. Die situative Diskursanalyse unterscheidet sich von der gewöhnlichen Diskursanalyse, indem sie nur bestimmte Momente oder Situationen untersucht. Die Textstelle Die wichtigsten Erkenntnisse gibt einen Überblick über die gesammelten Befunde aus der situativen Diskursanalyse als auch einer Konkurrenzanalyse. Die Kombination beider methodischen Vorgehensweisen führt zu einer guten Grundlage für das Lösungsdesign von Produkten.
Die 5x Warum-Methode
Einschätzungen von Studierenden zur 5x Warum-Methode: Die 5x Warum-Methode (Link setzen zu Theorie oder Glossar) wurde hier gut umgesetzt, da sie systematisch die Ursachen hinter dem Problem der fehlenden Etablierung der Hochschulbibliothek als dritter Raum bei den Studierenden aufdeckt. Jeder Schritt geht tiefer in die Analyse und Identifikation der zugrunde liegenden Ursachen, was eine fundierte Grundlage für gezielte Lösungen schafft. Durch diese Methode wird ein umfassendes Verständnis des Problems erreicht und ermöglicht es, spezifische Massnahmen zur Verbesserung der Einrichtung und Gestaltung der Bibliothek zu ergreifen.
Personas
Einschätzungen von Studierenden zur Persona-Methode: Dies ist eines der Personas, die für diesen Event designt wurde. Bei der Erstellung von Personas ist es wichtig, relevante demografische Informationen wie Alter, Geschlecht und Bildungsniveau oder Verhaltensweisen zu berücksichtigen. Wie auch bei den anderen Showcases ist es entscheidend, die Kommunikationspräferenzen, hier in Form von Beeinflusser und Trends der Persona zu erfassen, um eine effektive Ansprache sicherzustellen. Hier wurde die situative Customer Journey zusätzlich in die Personabeschreibung eingebettet. Ebenfalls wurden die Personas mit weiteren Merkmalen wie «Aufgaben» und «Lust» ergänzt. Die Kombination aus all diesen Aspekten erlaubten es der Projektgruppe gezielte Event- als auch Kommunikationsprodukte zu kreieren. Die visuelle Darstellung der Personas steigert des Weiteren die Lesefreundlichkeit und verhilft dazu einen angenehmeren Überblick zu erhalten.
Eventdesign-Praktiken entwerfen (Kreation)
Bei der Kreation geht es um mehrperspektivisches Entwerfen von Praktiken inklusive Erläuterungen und Begründungen, wie und warum genau diese Praktiken entworfen werden; dies immer mit Blick auf die definierte Aufgabe, den Hintergrund des zu bearbeitenden Eventprojekts, der auftraggebenden Organisation, in welcher das Projekt angesiedelt ist, die Ergebnisse der Situationsanalyse sowie die durch Anwendung und Vollzug der Praktiken im Team verfertigten Lösungen (d.h. konkrete Lösungsdesigns in Form von Prototypen oder Endprodukten).
Die Stakeholder-Map
Einschätzungen von Studierenden zur Stakeholder-Map: Die Stakeholder-Map ist ein nützliches Tool, um sich eine visuelle Übersicht der wichtigsten Akteur:innen zu verschaffen. Die Einordnung der Stakeholder verhilft für dieses Projekt eine klare Identifikation aller Personen, Gruppen oder Organisationen die einen Einfluss auf die Eröffnungsfeier haben. Hier wurden die wichtigen Stakeholder erkannt und angemessen kategorisiert. Anhand der Stakeholder-Map konnte die Projektgruppe im Verlauf des Design-Thinking-Prozess auf dieses Tool aufbauen und somit mehrere Personas erstellen.
Das Mind Map
Einschätzungen von Studierenden zum Mind Map: Ein Mind Map ist eine effektive Methode, um Ideen und Konzepte visuell darzustellen und eine klare übersichtliche Strukturierung zu ermöglichen. Diese Methode und Darstellung eignet sich besonders gut für den Design-Thinking-Prozess, da itterativ im Verlauf des Projektes daran gearbeitet werden kann. Es erleichtert die kreative Verknüpfung verschiedener Ideen aus denen relevante Themen für die Veranstaltung realisiert werden können. Hier wurde nun verschiedene relevante Themenbereiche aufgegriffen und gemeinsam weitergedacht. Es geht auf die Stakeholder als auch auf die Zielgruppen ein und verinnerlicht die Essenz der Botschaft zum Thema Leben und Tod.
Eventdesign-Lösungen verfertigen (Produktion)
Mehrperspektivisches Verfertigen von Lösungen in Form von konkreten Prototypen oder Endprodukten, die präzise auf die definierte Aufgabe für das Design und Management des Eventprojekts sowie die auftraggebende Organisation zugeschnitten sind und sich mit Blick auf die zu meisternde Herausforderung bzw. das zu lösende Problem/Problemstellung aus vorhergehenden Analysen ableiten; die durch Anwendung und Vollzug der entworfenen Praktiken im Eventteam hervorgebracht sowie mehrfach und wiederholt getestet und verfeinert werden.
Einschätzungen von Studierenden zur Produktion: Wie hier als auch bei den anderen Showcases ist es wichtig bei der Produkterstellung in der Eventkommunikation, dass die klaren Botschaften kohärent zu den Produkten sind. Anhand der Ideenfindung in der analythischen Phase werden nun ansprechende visuelle Elemente erstellt. Vor der Entwicklung eines Produkts muss hinterfragt werden, was für den Event Sinn macht. In diesem Event geht es um eine Eröffnungsfeier, welches die Thematik Leben und Tod auf eine friedliche weise aufgreift. Dabei ist es wichtig immer die Zielgruppe zu berücksichtigen. Braucht es also unbedingt einen Social Media Beitrag oder reicht es aus nur digitale Produkte zu designen? In diesem Showcase wurden Einladungen, Darstellung des Abendprogramms, ein Zeitplan und eine Raumplanung als auch weitere Überlegungen erstellt und visuell aufbereitet. Dies ist nur eine Auswahl an erstellten Produkten. Für weitere Produkte empfiehlt es sich, das Dokument zu betrachten.
Die Botschaft
Einschätzungen von Studierenden zur Botschaft: Die Kernbotschaft für das Event ist passend, da sie die Philosophie und Werte des allani Kinderhospizes geschickt integriert. Sie bietet den Gästen ein multisensorisches Erlebnis und regt gleichzeitig zum Nachdenken über das Thema Sterben an. Die Betonung der Sinne zeigt schon vorweg auf was sich die Teilnehmer:innen einlassen und somit Teil einer einer achtsamen Veranstaltung sein können. Die Umsetzung der Kernbotschaft in diesem Beispiel anhand eines Flyers zeigt, dass die Projektgruppe den Nutzen einer Botschaft verstanden haben.
Einladung / Programm
Einschätzungen von Studierenden zur Einladung/Programm: Die hier gezeigten Produkte lehnen sich an ihre Zielgruppe an. Die Einladung ist farblich abgestimmt mit den anderen Produkten und festigt somit das Corporate Design. Sie umgreift die bereits festgelegte Botschaft und gibt einen Vorahnung des Eventprogramms. Zu bemängeln ist, dass die genaue Zeitangabe und der Ablauf nicht präzise angegeben wurde. Das Anwenden von QR-Codes um genauere Informationen zur Anfahrt oder Anmeldung zu erhalten, erleichtert Darstellung und holt die Zielgruppen mit simpler Instruktion ab.
Das Abendprogramm bestehend aus Musiker:innen eigent sich gut als Abschluss der Eröffnungsfeier. Da es besonders darum geht die lokale Gemeinschaft für das Kinderhospiz zu sensibilisieren, eignet sich besonders gut die Auswahl an Schweizer Künstler:innen und Newcomer:innen. Die Auflistung der verschiedenen Künstler:innen verhilft den Auftragsgeber:innen einen Überblick zu erhalten.
Ein Zeitplan ist entscheidend, um die Organisation und Koordination eines Events zu gewährleisten. Er ermöglicht eine reibungslose Durchführung, insbesondere bei Veranstaltungen mit mehreren Räumen und Programmpunkten. Zudem optimiert er das Gästeerlebnis, indem er einen flüssigen Ablauf schafft und sicherstellt, dass alle geplanten Höhepunkte erlebt werden. Darüber hinaus trägt ein Zeitplan zur effizienten Nutzung von Ressourcen wie Personal, Budget und Technik bei, indem er Engpässe vermeidet und eine optimale Mittelverwendung ermöglicht. Hier wurde bewusst auf eine Zeitangabe verzichtet, da ein zu straffer Zeitplan eher einschränke. Zudem würden einige Programme parallel laufen. Man erhält somit beim Designen der Produkte grosse Freiheiten. Wichtig ist jedoch, dass es ein bewusster Entscheid ist und transparent den Kund:innen kommuniziert wird.
Raumplanung
Einschätzungen von Studierenden zur Raumplanung: Die thematische Aufteilung der Räume ermöglicht eine inklusive Erfahrung für verschiedene Gästegruppen, da sie eine Vielzahl von Elementen und Erfahrungen integriert. Durch die verschiedenen Themenräume kann die Eröffnungsfeier eine emotionale Tiefe erreichen und den Gästen die Möglichkeit geben, sich auf unterschiedlichen Ebenen emotional zu engagieren. Die narrative Kontinuität der definierten Botschaft und der Spannungsbogen, der durch die thematische Aufteilung geschaffen wird, machen die Feier zu einer zusammenhängenden Geschichte und führen die Gäste von Raum zu Raum.
Museumsrundgang
Einschätzungen von Studierenden zum Museumsrundgang: Die Beschreibung zur Station «Duftwelten» im Rahmen eines Rundgangs durchs Haus zeigt, wie man ein Produkt in Verbindung mit der Hauptbotschaft bringt. Die Erklärung, um was es geht ist verständlich formuliert und weist auf den Sinn und Zweck dieser Umsetzung auf. Die wichtigsten Informationen werden aufgegriffen und die Zielgruppen berücksichtigt. Anhand der themenbasierten Räumen wird die Relevanz des Events für die Besucher:innen nochmals verdeutlicht. Es fördert die Identifikation mit dem Thema Leben und Tod und durch den spielerischen Aspekt erhöht sich die Teilnahmebereitschaft. Eine Auflistung an benötigten Materialien und Anzahl Personal vereinfacht die Umsetzung am Tag der Eröffnungsfeier.
Auch hier sieht man wieder die zielgruppengerechte Kommunikation in Kombination mit der Botschaft, welches den Einklang von Leben und Tod näher bringen soll. Anhand mehrerer Beispiele von Aktivitäten sollen die Besucher:innen dazu animiert werden sich mit dem «Raum des Lebens» und der miteinhergehenden Thematik zu befassen. Dank der simplen Handhabung und der einfachen Umsetzung der Aktivitäten erlaubt es allen Besucher:innen daran teilzunhemen. Der Projektgruppe ist es gelungen mit ihren Produkten und Räumen einen Sinn zu ergeben – sogenanntes Sense Making – und daraus einen Mehrwert für alle Stakeholder zu generieren. Daraus resultiert ein vollumfassendes Event, welches die Bedürfnisse aller so gut es geht abdeckt.
Impressum
Birgitta Borghoff, MA/MAS ZFH
Projektseminar-/Modulleitung Seminar Eventdesign & Eventmanagement
ZHAW Angewandte Linguistik
Kontakt:
borg@zhaw.ch
